SPECTRUM-NET E-Mail Archiv

Das E-Mail Archiv ist ein Zusatzprodukt zu SPECTRUM-NET bzw. SPECTRUM-ASP. Ohne eines dieser Produkte können Sie das Archiv leider nicht benutzen und das hat folgenden Grund:

Die E-Mails werden während der Übertragung von unseren Posteingangs- und Postausgangsservern archiviert. Also zu einem Zeitpunkt an dem der Absender oder Empfänger keinerlei Einfluss mehr auf den Inhalt der E-Mail haben. Sie haben also die Gewissheit, dass im Archiv nur unverfälschte Originale gespeichert sind und das Archiv ist somit quasi revisionssicher.

Das SPECTRUM-NET E-Mail Archiv umfasst folgende Leistungen:

• Das E-Mail Archiv ist Domainbasierend, nicht Postfachbasierend, d.h. grundsätzliche werden alle E-Mail Adressen und somit alle E-Mails einer Domain archiviert.
• Über ein Regelwerk können bestimmte Adressen von Absendern oder Empfänger aus dem Archiv herausgehalten werden. Dadurch hat man z.B. die Möglichkeit Newsletter oder Unzustellbarkeitsberichte von der Archivierung auszuschließen.
• Die Zugriffsteuerung erfolgt über Benutzerkonten, denen dann der Zugriff auf beliebige E-Mail Adressen gewährt werden kann. Der Zugriff ist nicht postfachbasierend. Der große Vorteil: beliebigen Benutzern kann der Zugriff auf sogenannte Funktionsadressen wie info@ oder kontakt@ gewährt werden.
• Da die E-Mails archiviert werden, bevor Sie im Postfach des eigentlichen Empfängers ankommen, bzw. nachdem dieser eine E-Mail verschickt hat, sind die archivierten E-Mails quasi revisionssicher, da kein Benutzer die Möglichkeit hat, die im Archiv befindlichen E-Mails nachträglich zu verändern.
• Über eine Suchfunktion hat man die Möglichkeit im Archiv per Volltextsuche nach E-Mails zu suchen. Zusätzlich kann man das Ergebnis über weitere Kriterien verfeinern.
• Über eine Auflistfunktion hat man die Möglichkeit sich die ein- und ausgegangen E-Mails chronologisch anzeigen zu lassen. Über Kriterien kann man diese Auflistung einschränken.
• Die Abrechnung erfolgt nicht auf Basis der Benutzeranzahl, sondern auf Basis des durch die E-Mails belegten Speicherplatzes. Im Grundpaket sind bereits 5 GB an Speicherplatz enthalten. Für jedes weitere angefangene GB wird der in unseren Preislisten angegebene Preis berechnet. Der große Vorteil: es können beliebig viele Postfächer archiviert werden.
• Die E-Mails im Archiv sind nach RFC 822 als EML Dateien gespeichert. Dieses Speicherformat hat den Vorteil, dass es von 99% aller E-Mail Programme importiert werden kann. Bei Microsoft ist dies ab Outlook 2010 möglich. Für alle älteren Office – Versionen bieten wir ein kostenloses Outlook-Addin, über welches man diese Dateien importieren kann. Dieses AddIn ist nicht Bestandteil des Vertrages und wir behalten uns vor, alle darin enthalten Funktionen ohne Ankündigung zu ändern.
• Das E-Mail Archiv besteht aus 2 redundanten Servern, welche kontinuierlich Ihre Datenbestände abgleichen. Sollte einer der beiden ausfallen, gibt es immer eine vollständige Kopie Ihrer archivierten E-Mails. Zusätzlich werden in regelmäßigen Abständen Vollbackups durchgeführt, die sicher in unseren Datentresoren verwahrt werden, d.h. selbst im ungünstigsten Fall, der Ausfall beider Systeme, gibt es ein Backup Ihrer Daten.
• Sollten Sie einmal auf die Idee kommen, den Vertrag mit uns kündigen zu wollen, so werden zum Ablauf des Vertrages aus Datenschutzgründen alle auf unseren Servern liegenden E-Mails unwiederbringlich vernichtet. Sollten Sie die archivierten E-Mails gerne haben wollen, können Sie uns dies mit Ihrer Kündigung mitteilen. Wir werden dann, gegen eine entsprechende Aufwandsentschädigung,  je nach Umfang der abgelegten E-Mails ein geeignetes Verfahren wählen, Ihnen diese E-Mails vor der Vernichtung zukommen zu lassen.

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